LOS PROTOCOLOS QUE DEBEN SEGUIR LOS PATRONOS RESPECTO A LOS NUMEROS DE SEGURO SOCIAL

LOS PROTOCOLOS QUE DEBEN SEGUIR LOS PATRONOS RESPECTO A LOS NUMEROS DE SEGURO SOCIAL

 POR: Ricardo Skerrett

 Miembro, Asociación Americana de Abogados de Inmigración

 www.ricardoskerrettimmigration.com

 Efectivo este próximo 13 de septiembre entran en vigor las nuevas reglamentaciones del Servicio de de Inmigración y Aduanas (“Immigration and Customs Enforcement” o “ICE” por sus siglas en inglés) respecto a las medidas que patronos deben implementar para evitar multas y sanciones por emplear personas sin autorización para trabajar. Los patronos deberán seguir un protocolo para evitar una determinación de que tienen conocimiento constructivo (“constructive knowledge”) de estar empleando trabajadores indocumentados y así poder avalarse de la protección denominada “albergue seguro” o “safe harbor.’’

                 El patrono podría estar en conocimiento constructivo si: (1) un trabajador solicita que el patrono lo auspicie para una certificación laboral o petición de visa; (2) si el patrono recibe una carta de la Administración del Seguro Social a los efectos de que un # de SS de un trabajador no concuerda con sus récords (“no match letter”); y/o (3) si el patrono recibe una comunicación similar del Departamento de Seguridad Interna (“DHS”) después de una auditoria de los formularios I-9 que llena cada trabajador al comenzar un empleo.

                 El patrono tendrá un plazo de 93 días para resolver cualquier discrepancia, y estará inmune de una determinación adversa de conocimiento constructivo si sigue el protocolo. De no seguir el protocolo, el patrono estaría expuesto a no tener albergue seguro en la eventualidad de una investigación civil o criminal.

                 El protocolo de “safe harbor” o albergue seguro es el siguiente:

Al recibir un “no match letter,” el patrono debe verificar sus récords a ver si se trata de un error clerical, corregir el error con el Seguro Social, y verificar que el nombre y el # de SS del trabajador concuerda con los récords del Seguro Social. El patrono debe mantener un récord de la fecha, manera y tiempo en que se efectuó la verificación. Si el patrono llena otro formulario I-9 deber conservar el original. No es necesario hacer otra verificación de la I-9 si se trata de un error clerical.

                 Si no se trata de un error clerical, el patrono le tiene que requerir al trabajador que confirme que su nombre y # de SS es el que aparece en los récords del patrono. Si es incorrecta, el patrono debe corregir el error, notificar al Seguro Social, verificar que la información concuerda, y mantener un récord. Si la información que tiene el patrono es correcta según el trabajador, el patrono le tiene que informar al trabajador la fecha de recibo del “no match letter” y advertirle que tiene que resolver la discrepancia con el Seguro Social dentro de 90 días desde la fecha de recibo (3 días más por el correo). El patrono no tiene obligación de informar al patrono la forma y manera de resolver la discrepancia.

                 Si el no match proviene de DHS, el patrono se tiene que comunicar con DHS según las instrucciones de la notificación para tratar de resolver la situación. El no match de DHS podría otorgar menos de 30 días para que el patrono responda.

                 Si la discrepancia no puede ser resuelta dentro de 90 días de recibirse el no match del Seguro Social o de DHS, el patrono tendrá que reverificar la información llenando y cumplimentando nuevamente el formulario I-9. El trabajador deberá llenar la primera parte y el patrono la segunda parte. El patrono no podrá aceptar del trabajador documento o recibo alguno que contenga el #de SS objeto de la discrepancia. El trabajador tiene que presentar al patrono una identificación con retrato y/o autorización de empleo. El patrono debe retener ambas formas I-9: original y revisión.

                 De no poder verificar la elegibilidad del trabajador para ser empleado cuando se cumplimenta el nuevo formulario I-9, el patrono tendrá que decidir si despedir al trabajador o tomarse el riesgo de una determinación adversa de conocimiento constructivo, lo cual lo expondría a ser penalizado por emplear un trabajador indocumentado.

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.